Какие документы нужны для закрытия капитального ремонта

Источник

О некоторых вопросах, связанных с проведением ремонтных работ

Гусев А., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

В ходе текущей финансово-хозяйственной деятельности учреждения силовых ведомств в целях поддержания нормальных технико-эксплуатационных характеристик закрепленных за ними зданий и сооружений осуществляют текущий и капитальный ремонт, а иногда реконструкцию и строительство новых объектов основных средств. Поговорим о том, на что следует обратить внимание учреждениям при проведении ремонтных работ.

Понятийный аппарат

Перед тем как непосредственно переходить к проведению ремонтных работ, учреждению следует определить, к какому типу будут относиться выполняемые работы: к капитальному (текущему) ремонту или реконструкции. Ведь в случае неправильной квалификации работ и оплаты не того вида расходов учреждение может быть привлечено к ответственности за нецелевое использование средств.

Для этого необходимо обратиться к нормативно-правовым актам, регламентирующим деятельность в области строительства, так как действующее бухгалтерское и налоговое законодательство не содержит определений указанных понятий.

В соответствии с п. 3.8 МДС 81-35.2004 к капитальному ремонту зданий и сооружений относятся работы по восстановлению или замене отдельных частей зданий (сооружений) или целых конструкций, деталей и инженерно-технического оборудования в связи с их физическим износом и разрушением на более долговечные и экономичные, улучшающие их эксплуатационные показатели.

Для справки: предупредительный (текущий) ремонт заключается в систематически и своевременно проводимых работах по предупреждению износа конструкций, отделки, инженерного оборудования, а также работах по устранению мелких повреждений и неисправностей.

В ходе анализа приведенных определений можно сделать вывод, что при текущем ремонте можно проводить только незначительные работы, следовательно, все основные работы должны выполняться при капитальном ремонте. Например, частичный ремонт кровли с учетом незначительности материальных и трудовых затрат будет являться текущим ремонтом, а сплошная смена или замена всех видов кровли – капитальным.

Согласно п. 3.4 МДС 81-35.2004 при реконструкции (переустройстве) существующих цехов предприятия и объектов основного, подсобного и обслуживающего назначения, как правило, без расширения имеющихся зданий и сооружений основного назначения, связанного с совершенствованием производства и повышением его технико-экономического уровня и осуществляемого по комплексному проекту на модернизацию предприятия в целях увеличения производственных мощностей, улучшения качества и изменения номенклатуры продукции, в основном без увеличения численности работающих при одновременном улучшении условий их труда и охраны окружающей среды могут осуществляться следующие мероприятия:

• расширение отдельных зданий и сооружений основного, подсобного и обслуживающего назначения в случаях, когда новое высокопроизводительное и более совершенное по техническим показателям оборудование не может быть размещено в существующих зданиях;
• строительство новых и расширение существующих цехов и объектов подсобного и обслуживающего назначения;
• строительство на территории действующего предприятия новых зданий и сооружений того же назначения взамен ликвидируемых, дальнейшая эксплуатация которых по техническим и экономическим условиям признана нецелесообразной.

Таким образом, если учреждение планирует заменить покрытие кровли, это будет признано ремонтом (текущим или капитальным), а если оно хочет оборудовать на чердаке рабочие кабинеты или надстроить на кровле мансарду, то данные работы уже будут являться реконструкцией.

Заметим, что аналогичные нормы есть в Градостроительном кодексе.

Перечень основных работ, проводимых в ходе текущего и капитального ремонта в отношении объектов социально-культурной сферы, приведен в ВСН 58-88(р), а в отношении объектов производственной сферы – в МДС 13-14.2000.

В соответствии с п. 1.1 ВСН 58-88(р) данное положение распространяется на объекты коммунального и социально-культурного назначения независимо от формы собственности. Согласно приложению В к СП 118.13330.2012 «Общественные здания и сооружения. Актуализированная редакция СНиП 31-06-2009», утвержденных Приказом Минрегиона РФ от 29.12.2011 № 635/10 к зданиям и помещениям общественного назначения относятся:

• здания и сооружения для объектов, обслуживающих население;
• здания объектов по обслуживанию общества и государства (в частности, здания судов и прокуратуры, а также правоохранительных организаций (полиция, таможня)).

Обратите внимание: перечень дополнительных работ, проводимых при капитальном ремонте, приведен в приложении 9 к ВСН 58-88(р).

Согласно п. 5.1 ВСН 58-88(р) капитальный ремонт должен включать устранение неисправностей всех изношенных элементов, восстановление или замену (кроме полной замены каменных и бетонных фундаментов, несущих стен и каркасов) их на более долговечные и экономичные, улучшающие эксплуатационные показатели ремонтируемых зданий. При этом может осуществляться экономически целесообразная модернизация здания или объекта: улучшение планировки, увеличение количества и качества услуг, оснащение недостающими видами инженерного оборудования, благоустройство окружающей территории.

При реконструкции зданий (объектов) исходя из сложившихся градостроительных условий и действующих норм проектирования помимо работ, выполняемых при капитальном ремонте, могут осуществляться:

• изменение планировки помещений, возведение надстроек, встроек, пристроек, а при наличии необходимых обоснований – их частичная разборка;
• повышение уровня инженерного оборудования, включая реконструкцию наружных сетей (кроме магистральных);
• улучшение архитектурной выразительности зданий (объектов), а также благоустройство прилегающих территорий.

При реконструкции объектов коммунального и социально-культурного назначения могут предусматриваться расширение существующих и строительство новых зданий и сооружений подсобного и обслуживающего назначения, а также строительство зданий и сооружений основного назначения, входящих в комплекс объекта, взамен ликвидируемых.

Перечень основных работ, выполняемых при текущем ремонте, представлен в приложении 4 к ВСН 58-88(р).

Обоснование проводимых работ

Особое внимание следует уделить вопросам обоснованности проведения ремонтных работ. Согласно п. 6 ст. 55.24 ГрК РФ в целях обеспечения безопасности зданий, сооружений в процессе их эксплуатации учреждения должны обеспечивать техническое обслуживание зданий, сооружений, их эксплуатационный контроль и текущий ремонт.

Эксплуатационный контроль за техническим состоянием зданий, сооружений осуществляется в период их эксплуатации путем периодических осмотров, контрольных проверок и (или) мониторинга состояния оснований, строительных конструкций, систем инженерно-технического обеспечения и сетей инженерно-технического обеспечения в целях оценки состояния конструктивных и других характеристик надежности и безопасности зданий, сооружений, систем и сетей инженерно-технического обеспечения и соответствия указанных характеристик требованиям технических регламентов, проектной документации.

Для справки: на основании п. 3.2 ВСН 58-88(р) проводимые осмотры делятся на плановые и внеплановые. В свою очередь, плановые осмотры подразделяются на общие и частичные.

При общих осмотрах контролируется техническое состояние здания или объекта в целом, его систем и внешнего благоустройства, при частичных осмотрах – техническое состояние отдельных конструкций помещений, элементов внешнего благоустройства. Внеплановые осмотры должны проводиться после землетрясений, селевых потоков, ливней, ураганных ветров, сильных снегопадов, наводнений и других явлений стихийного характера, которые могут вызвать повреждения отдельных элементов зданий и объектов, после аварий в системах тепло-, водо-, энергоснабжения и при выявлении деформаций оснований.

Обратите внимание: общие осмотры должны проводиться два раза в год (весной и осенью).

Для проведения указанных осмотров учреждению следует создать комиссию, а их результаты нужно отражать в документах по учету технического состояния здания или объекта (журналах учета технического состояния, специальных карточках и др.). В данных документах должны содержаться оценка технического состояния здания или объекта и его элементов, выявленные неисправности, места их нахождения, причины, вызвавшие эти неисправности, а также сведения о выполненных при осмотрах ремонтных работах. Обобщенные сведения о состоянии здания или объекта должны ежегодно отражаться в его техническом паспорте.

Основанием для проведения ремонтных работ должны служить акты осмотра имущества и дефектные ведомости (дефектные акты) (Письмо Минфина РФ от 04.12.2008 № 03-03-06/4/94). С целью проведения осмотров в учреждении необходимо сформировать комиссию или назначить ответственных лиц. В дефектной ведомости целесообразно показать следующие сведения:

• идентификационные данные объекта основных средств (инвентарный номер, краткую характеристику объекта, место его расположения и т. д.);
• выявленные дефекты и недостатки;
• перечень необходимых работ для приведения объекта основных средств в рабочее состояние;
• подписи членов комиссии, проводящих осмотр.

Вместе с тем, по нашему мнению, целесообразно утвердить формы документов в учетной политике учреждения. В качестве примера можно использовать акт о выявленных дефектах оборудования, который составляется по форме ОС-16, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 21.01.2003 № 7.

Обратите внимание: формы указанных документов не утверждены. Значит, эти документы могут быть составлены в произвольной форме.

Ремонтные работы могут проводиться как силами работников учреждения (в рамках исполнения ими своих должностных обязанностей), так и с привлечением сторонних организаций. Напомним, что привлечение сторонней организации должно осуществляться в соответствии с процедурами, предусмотренными федеральными законами от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (далее – Закон о контрактной системе) и от 18.07.2011 № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц».

Проектная и разрешительная документация

После того, как учреждение определилось с недостатками, которые должны быть устранены, составляется смета на проведение ремонтных работ и заключается государственный контракт на основании процедур, предусмотренных Законом о контрактной системе. Напомним, что договором строительного подряда должны быть определены состав и содержание технической документации, а также должно быть предусмотрено, какая из сторон и в какой срок должна представить соответствующую документацию.

Основанием для определения цены контракта на строительство, реконструкцию, капитальный или текущий ремонт объекта капитального строительства является проектная документация (включающая сметную стоимость работ), разработанная и утвержденная в соответствии с законодательством РФ.

В силу ст. 48 ГрК РФ проектная документация представляет собой документацию, содержащую материалы в текстовой форме и в виде карт (схем) и определяющую архитектурные, функционально-технологические, конструктивные и инженерно-технические решения для обеспечения строительства, реконструкции объектов капитального строительства, их частей, капитального ремонта, если при его проведении затрагиваются конструктивные и другие характеристики надежности и безопасности объектов капитального строительства.

Состав проектной документации приведен в ч. 12 ст. 48 ГрК РФ и Постановлении Правительства РФ от 16.02.2008 № 87 «О составе разделов проектной документации и требованиях к их содержанию». В случае проведения капитального ремонта объектов капитального строительства осуществляется подготовка отдельных разделов проектной документации на основании задания застройщика или заказчика в зависимости от содержания работ, выполняемых при капитальном ремонте объектов капитального строительства.

Обратите внимание: следует учитывать, что в случае проведения текущего ремонта достаточно лишь сметы, обосновывающей стоимость работ.

В соответствии со ст. 49 ГрК РФ проектная документация объектов капитального строительства подлежит государственной экспертизе. Экспертиза проектной документации не проводится в случае, если для строительства, реконструкции не требуется получение разрешения на строительство, а также при проведении этой экспертизы в отношении проектной документации объектов капитального строительства, получившей положительное заключение государственной экспертизы и применяемой повторно, или модификации данной проектной документации, не затрагивающей конструктивных и других характеристик надежности и безо­пасности объектов.

После получения положительного заключения государственной экспертизы проектная документация утверждается застройщиком или заказчиком.

Согласно п. 2 ст. 51 ГрК РФ строительство, реконструкция объектов капитального строительства осуществляются на основании разрешения на строительство.

Оформление выполненных работ

Напомним, что оплата выполненных работ должна осуществляться в порядке, установленном заключенным контрактом. При этом следует помнить, что согласно ч. 3 ст. 94 Закона о контрактной системе для проверки представленных поставщиком (подрядчиком, исполнителем) результатов, предусмотренных контрактом, в части их соответствия условиям контракта учреждение обязано провести экспертизу. Экспертиза результатов, предусмотренных контрактом, может проводиться учреждением своими силами, или к ее проведению могут привлекаться эксперты, экспертные организации на основании контрактов, заключенных в соответствии с Законом о контрактной системе. В случае проведения ремонтных работ экспертизу следует осуществлять в виде контрольных обмеров выполненных работ.

Обратите внимание: в том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносится только имеющаяся в документах информация.

Суть данной проверки заключается в сопоставлении фактически выполненных объемов работ в натуре (на объекте строительства или ремонта) с аналогичными объемами, указанными в актах по форме КС-2.

Исходными документами для проведения контрольных обмеров являются:

• акты выполненных работ по форме КС-2, где отражены виды и стоимость проведенных работ;
• акты на скрытые работы.

Согласно ч. 7 ст. 94 Закона о контрактной системе приемка результатов отдельного этапа исполнения контракта, а также поставленного товара, выполненной работы или оказанной услуги осуществляется в порядке и сроки, которые установлены контрактом, и оформляется документом о приемке, который подписывается заказчиком (в случае создания приемочной комиссии он подписывается всеми членами приемочной комиссии и утверждается заказчиком), либо заказчик в те же сроки направляет поставщику (подрядчику, исполнителю) в письменной форме мотивированный отказ от подписания такого документа.

На практике встречаются случаи, когда необходимо провести изначально не предусмотренные дополнительные работы. Следует помнить, что при заключении и исполнении контракта изменение его условий не допускается, кроме случаев, предусмотренных ст. 34 и 95 Закона о контрактной системе.

В соответствии с пп. «б» п. 1 ч. 1 ст. 95 Закона о контрактной системе изменение существенных условий контракта при его исполнении возможно, если по предложению заказчика увеличиваются предусмотренные контрактом количество товара, объем работы или услуги не более чем на 10% или уменьшаются установленные контрактом количество поставляемого товара, объем выполняемой работы или оказываемой услуги не более чем на 10%. При этом по соглашению сторон допускается изменение с учетом положений бюджетного законодательства РФ цены контракта пропорционально дополнительному количеству товара, дополнительному объему работы или услуги исходя из установленной в контракте цены единицы товара, работы или услуги, но не более чем на 10% цены контракта.

При уменьшении предусмотренных контрактом количества товара, объема работы или услуги стороны контракта обязаны уменьшить его цену исходя из цены единицы товара, работы или услуги. Цена единицы дополнительно поставляемого товара или цена единицы товара при уменьшении предусмотренного контрактом количества поставляемого товара должна определяться как частное от деления первоначальной цены контракта на установленное в контракте количество такого товара.

Итак, в случае необходимости увеличения или уменьшения заказчиком предусмотренного контрактом объема работ (если такая возможность была установлена документацией о закупке) при исполнении контракта можно увеличить или уменьшить объем работ по определенным позициям локального сметного расчета не более чем на 10% исходя из установленной в контракте цены единицы объема работы. При этом общая стоимость сметного расчета должна быть изменена пропорционально дополнительному объему работ, но не более чем на 10%.

Что касается возникновения необходимости выполнить работы, не предусмотренные контрактом, для их проведения учреждению нужно осуществить новую закупку конкурентными способами определения поставщика (подрядчика, исполнителя), установленными Законом о контрактной системе.

Для отражения операций в бухгалтерском (бюджетном) учете объектов основных средств, переданных (полученных) для проведения ремонта, следует применять акт приема-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов основных средств (ф. 0504103) (далее – акт (ф. 0504103)).

В акте (ф. 0504103) содержатся сведения о сроках проведения работ по договору и фактически сведения об объекте основных средств и расходах на проведение работ по ремонту, реконструкции и (или) модернизации.

Первый экземпляр акта остается в учреждении, второй экземпляр передается организации, проводившей ремонт. Акт подписывается членами приемочной комиссии или лицом, уполномоченным на приемку объектов основных средств, а также представителем организации (структурного подразделения), проводившей ремонт, реконструкцию. Он утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом и сдается в бухгалтерию.

Обратите внимание: если ремонт выполняет сторонняя организация, акт составляется в двух экземплярах.

Если же ремонтные работы осуществляются силами работников учреждения в соответствии с их должностными обязанностями, затраты оформляются следующими унифицированными формами первичной документации:

• расход материалов – актом о списании материальных запасов (ф. 0504230);
• затраты на оплату труда – табелем учета использования рабочего времени (ф. 0504421), расчетными и платежными ведомостями (ф. 0504401, 0504403).

Результат работ по ремонту объекта основных средств, не изменяющих его стоимость, включая замену элементов в сложном объекте основных средств (в комплексе конструктивно сочлененных предметов, представляющих собой единое целое), подлежит отражению в регистре бухгалтерского учета – инвентарной карточке учета объекта нефинансовых активов (ф. 0504031) соответствующего объекта основных средств путем внесения записей о произведенных изменениях без отражения на счетах бухгалтерского учета (п. 27 Инструкции № 157н).

Списание использованных в процессе проведения работ материальных запасов, приобретенных заказчиком самостоятельно и переданных исполнителю (подрядчику), оформляется актом списания материальных запасов, который составляется на основании перечня использованных при проведении работ материалов, обозначенных в акте приема-сдачи отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств.

В заключение еще раз отметим, что в ходе проведения ремонтных работ осуществляется замена выбывших из строя частей, деталей новыми, при этом функции основного средства не меняются, то есть такая замена не расширяет и не увеличивает возможности объекта основных средств и не улучшает его технические характеристики. В ходе же проведения реконструкции улучшаются (повышаются) первоначально принятые нормативные показатели функционирования. Затраты на реконструкцию объекта основных средств после ее окончания увеличивают первоначальную стоимость такого объекта.

Источник